A Reunião de Kick off marca o início oficial do projeto, reunindo todos os envolvidos para um alinhamento completo e energizante, estabelecendo as bases para o sucesso da iniciativa
- Kick off no ciclo de vida do projeto
- O que é o kick off de um projeto?
- Como fazer uma reunião de kickoff
- Passo 1 Crie expectativas nos envolvidos do kick off
- Passo 2 Identifique os participantes do kick off
- Passo 3 Qual o problema de negócio que justifica o projeto?
- Passo 4 Qual o objetivo do projeto (ou valor do projeto)?
- Passo 5 Plano de gerenciamento, como executaremos o projeto?
- Passo 6 Qual o custo do projeto, e como será gerenciado?
- Passo 7 Como será a comunicação do projeto?
- Passo 8 Concluíndo o kick off com maestria
Kick off no ciclo de vida do projeto
Independentemente do ramo de atividade da empresa, o sucesso na execução de um projeto necessita de um “roteiro” composto por etapas, cerimônias, técnicas e artefatos. No universo do gerenciamento de projetos, conhecemos esse “roteiro” pelo termo “ciclo de vida do projeto”.
Como dito, o ciclo de vida do projeto é uma estrutura de fases e cerimônias (compostas pelo uso de outras atividades, artefatos e tarefas secundárias) não necessariamente linear, que indica ao gerente de projeto um passo-a-passo a ser seguido durante a execução do projeto.
O ciclo de vida do projeto envolve todas as etapas de um projeto, desde a sua concepção, passando pela aprovação, início da execução, validação sistemática, entregas e finalmente a conclusão e entrega final.
A reunião de kick off é uma das cerimônias que tradicionalmente fazem parte do ciclo de vida do projeto. É esse kick off que expõem aos envolvidos os objetivos, motivações e métodos que serão utilizados pelo projeto, e oficializa o início do projeto.
O que é o kick off de um projeto?
Nessa reunião o gerente do projeto apresenta detalhes que justificam a existência do projeto, os custos estimados para sua realização, quais os possíveis riscos envolvidos e já mapeados, os times que serão alocados na execução, qual metodologia será utilizada e por fim, como será feita a comunicação sobre o progresso do projeto.
Assim como em uma receita culinária, o kick off do projeto é uma etapa que pode parecer dispensável, porém não se engane.
A realização da reunião de apresentação e lançamento do projeto é fundamental para envolver os atores do projeto, e garantir que todos tenham conhecimento dos objetivos, custos e métodos de execução do projeto.
Como fazer uma reunião de kickoff
Uma reunião de kick off deve ser uma cerimônia envolvente e empolgante, porém seu principal objetivo é apresentar aos envolvidos, os principais detalhes que justificam o projeto, como ele será executado, e quais os valores de negócio que ele se compromete a entregar.
A responsabilidade do sucesso dessa cerimônia recai sobre o gerente de projetos responsável, que deve ter a capacidade e habilidade de explorar ao máximo o tempo do kickoff do projeto para informar, envolver, e convencer stakeholders, patrocinadores, direção e equipe, de que o projeto faz sentido e deve ser feito.
A realização da reunião de kick off é uma das cerimônias consideradas obrigatórias pelo PMBOK para qualquer projeto de complexidade média e alta, ou ainda projetos que tenham um tamanho estimado superior à 1750 horas. Com popularização, amadurecimento e bons resultados obtidos por times que utilizam metodologias ágeis como o Scrum e Kanban, muitas vezes essa reunião é negligenciada mesmo nas situações onde ela é extremamente recomendada, cabe então ao gerente de projetos ser coerente na decisão de fazê-la ou não. Vale lembrar que nessa reunião, o tempo é importante e limitado, assim sendo, o project manager deverá “encantar” seu público e mandar o recado de forma direta e objetiva. Lembre-se, as pessoas não devem sair entediadas do kickoff, tão pouco cansadas.
Organizar e fazer uma reunião de kick off do projeto não é uma tarefa complexa, mas é muito cansativa. É possível tornar o planejamento, detalhamento e definição do roteiro da apresentação do kick off muito mais fácil, basta entender e seguir os passos que explicaremos abaixo.
Passo 1: Crie expectativas nos envolvidos do kick off
Ninguém precisa ser especialista em PNL, nem mesmo ter feito algum curso mágico e mirabolante de um desses “gurus” estilo “fórmula de lançamento”, de confiança no mínimo questionável, para saber que a expectativa sobre algo, influencia diretamente em como ela será recebida.
Passo 1: Crie expectativa antecipadamente nos envolvidos. Se aproxime e envolva os participantes antecipadamente, garanta que todos conheçam você, faça-os saberem do projeto e do problema, mas não fale sobre a solução. Crie expectativa nos envolvidos! Fonte: ALFF, F.R.; 2022 O que a expectativa tem a ver com minha reunião de kick-off? Absolutamente tudo. Se você quiser ser eficiente na sua comunicação durante o kick off do projeto, você deve começá-lo muito antes do meeting.
Uma vez que você já definiu os envolvidos que participação da reunião de kickoff, você pode envolvê-los antecipadamente, de forma simples:
- Envie um e-mail comunicando a data e hora da reunião de kick-off. Inclua informações básicas sobre o projeto, como, qual é o cliente/solicitante, patrocinador e problema de negócio.
- Após alguns dias, envie outro e-mail informando quem são os envolvidos da parte técnica, tente citar nominalmente cada membro da equipe.
- No dia anterior ao kick off, envie um e-mail lembrando a agenda, cite nominalmente as pessoas que você quer que estejam, elas se sentiram incluídas e sugestionadas a comparecerem.
- Importante: em nenhum dos e-mails explique ou dê detalhes sobre a solução, ou execução do projeto. Isso ajudará a despertar o interesse dos envolvidos.
Passo 2: Identifique os participantes do kick off
Tenha cuidado na hora de identificar e selecionar quem irá participar da sua reunião de kick off, incluir pessoas demais é ruim, mas esquecer dos atores importantes é pior.
Passo 2: Não erre na hora de identificar os envolvidos do projeto. Escolha as pessoas certas para o kick off. O kick off não é uma festa de casamento! Seja certeiro ao identificar os 3 atores principais: solicitante, stakeholder e patrocinador. Fonte: ALFF, F.R.; 20220 Todo kick off meeting deve ter entre seus participantes, pessoas que tenham poder de decisão, ou que representam uma das verticais atingidas, os 3 principais atores que devem participar do kick-off são:
- Patrocinador: assim como o nome sugere, esse ator normalmente é o viabilizador financeiro do projeto. Ele pode ser um diretor na empresa, o cliente, um gerente, ou até mesmo um ator externo.
- Cliente ou solicitante: é o principal interessado do projeto, a origem da solicitação, ou seja, é o ator que originou e justificou a criação do projeto. O cliente pode também ser um solicitante interno da empresa, como por exemplo o gerente de determinada área da empresa.
- Stakeholders: a identificação desses personagens é muito importante, e também mais difícil que os anteriores, uma vez que um projeto pode ter vários stakeholders. Ao pé-da-letra, stakeholder é qualquer pessoa envolvida diretamente ou não, mas que tenha interesse em determinado aspecto ou área do projeto, como por exemplo: fornecedores de requisitos de negócio (que darão origem aos requisitos funcionais e não funcionais do sistema), especialistas de processos, usuários operacionais de referência (key users), e gestores e lideranças do setor alvo do projeto.
Passo 3: Qual o problema de negócio que justifica o projeto?
Garanta que esteja claro para todos as motivações que justificam a existência do projeto. Foque em explanar sobre os problemas, dificuldades, ou necessidades de negócio que o resultado do projeto pretende reduzir ou eliminar.
Passo 3: Onde está doendo? Qual a dor, o drama? Vá além do clássico problema. Não se apegue apenas à números de ocorrências e tickets de suporte, concentre-se nas consequências do problema. O que realmente importa é fazer os participantes sentirem a mesma dor do cliente. Fonte: ALFF, F.R.; 2022
