A ata de reunião é um artefato que todo gerente de projetos (mesmo os mais inexperientes), conhece a importância. Aprenda como elaborar uma ata de reunião eficiente e baixe o um modelo de ata pronta em Word, PDF ou no Google Drive.
- Ata de Reunião pra que serve?
- Porque fazer uma Ata da Reunião?
- Data e local da reunião
- Partes interessadas
- Objetivos da reunião
- Assuntos discutidos
- Ações a serem tomadas
Ata de Reunião: pra que serve?
Segundo o dicionário online de português Dicio, ata é “Registro escrito que contém os fatos, os acontecimentos e as resoluções de uma sessão, de uma assembleia, de uma convenção ou de uma reunião administrativa.”
Dentro do gerenciamento de projetos é correto definir uma ata de reunião como um documento fundamental para formalizar, documentar e detalhar as discussões e decisões tomadas durante uma fase específica de um projeto.
Porque fazer uma Ata da Reunião?
A elaboração de atas de reunião durante um projeto é de extrema importância, pois esse documento serve como um registro formal das discussões, decisões e ações acordadas entre os participantes.
Quando falamos em processos clássicos de gerenciamento de projetos, as atas de reunião desempenham um papel fundamental ao documentar as informações essenciais para o andamento do projeto, como o registro das partes interessadas, objetivos da reunião, assuntos discutidos e ações a serem tomadas.
Essas informações são cruciais para garantir a transparência, comunicação eficaz e o alinhamento de todos os envolvidos no projeto.
Ata da Reunião: O que diz o PMBOK?
A utilização das atas de reunião está diretamente relacionada aos processos previstos no PMBOK (Project Management Body of Knowledge), um guia amplamente reconhecido para o gerenciamento de projetos.
A realização da ata da reunião é defendida e detalhada pelo guia PMBOK. Faça o Download PDF do Guia PMBOK 7 em português. A documentação adequada das reuniões por meio das atas contribui para a execução eficiente dos processos de gerenciamento de projetos, como a comunicação, o gerenciamento de partes interessadas e o monitoramento e controle.
Ao seguir as diretrizes do PMBOK e manter registros precisos por meio das atas de reunião, os gerentes de projetos podem garantir a rastreabilidade das decisões tomadas, a prestação de contas e a mitigação de possíveis conflitos ou mal-entendidos ao longo do projeto.
Como fazer Ata de Reunião?
Durante a execução de um projeto, as reuniões podem ser ordinárias ou extraordinária, algumas vezes chamadas de ‘reuniões emergenciais’, ou seja, não planejadas. A ata de reunião deve ser feita para ambos os tipos, até mesmo para as reuniões mais informais.
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